Συμβουλές για αύξηση της παραγωγικότητας από ειδικούς του MIT

Αφού είναι τόσο απλές οι συμβουλές, γιατί δεν τις ακολουθούμε όλοι;

Οι συμβουλές ειδικών και μη για αύξηση της παραγωγικότητας είναι αναρίθμητες. Δεν αποδεικνύονται όμως όλες εξίσου επιτυχημένες και αποτελεσματικές. Γι’ αυτό και μια ομάδα ερευνητών με επικεφαλής τον καθηγητή του ΜΙΤ, Robert Pozen, αποφάσισε να διερευνήσει διεξοδικά το θέμα.

Η πρωτοφανών διαστάσεων έρευνα περιλάμβανε τις απαντήσεις περίπου 20.000 εργαζομένων από ολόκληρο τον πλανήτη. Τα ευρήματά της είναι πολλά και εντυπωσιακά, αλλά τα βασικότερα συνοψίζονται σε τρεις βασικούς άξονες:

1. Δώστε προτεραιότητα στις προτεραιότητες

Το θεμελιώδες συμπέρασμα της μελέτης είναι ότι η εργασία μεγαλύτερης διάρκειας δεν συνεπάγεται απαραίτητα και μεγαλύτερη ατομική παραγωγικότητα. Δεν χρειάζονται δηλαδή περισσότερες ώρες δουλειάς, αλλά εξυπνότερος τρόπος δουλειάς. Είναι άλλωστε αποδεδειγμένο ότι όσοι προσπαθούν να κάνουν τα πάντα, συνήθως αποτυγχάνουν στα πάντα – ή έστω στα περισσότερα.

Οι επιστήμονες που μελέτησαν τις συνήθειες των παραγωγικών ανθρώπων συμπέραναν ότι στη συντριπτική τους πλειονότητα δίνουν προτεραιότητες και τις τηρούν. Η πιο αποτελεσματική τακτική είναι ο όσο το δυνατό πιο έγκαιρος προγραμματισμός.

Σύμφωνα με τους συντάκτες της μελέτης, το ιδανικό είναι να έχουν τεθεί οι προτεραιότητές της επόμενης μέρας από το προηγούμενο βράδυ, πριν να πέσετε για ύπνο. Ακόμη κι αν αυτό δεν είναι εφικτό, φροντίστε να θέσετε τις προτεραιότητες πριν φύγετε για τη δουλειά. Αν επίσης επίκειται meeting, καλό είναι να στείλετε εκ των προτέρων τη λεπτομερή ατζέντα στους συμμετέχοντες, προκειμένου να μη χάνετε χρόνο κατά τη διάρκεια.

2. Αντισταθείτε στην υπερφόρτωση πληροφοριών

Οι περισπασμοί (και οι πειρασμοί) της σύγχρονης εποχής είναι αναρίθμητοι, και το έχουμε διαπιστώσει όλοι όσοι προσπαθούμε να συγκεντρωθούμε στην εργασία μας. Το πρόβλημα δεν είναι μόνο ότι δεν τα καταφέρνουμε, αλλά ότι αυτή η αποτυχία συγκέντρωσης συνοδεύεται από τύψεις.

Η λύση σε αυτό το κοινό πρόβλημα που προτείνουν οι ειδικοί είναι ένα απλό σύστημα ρουτίνας και ανταμοιβής. Να δημιουργήσουμε δηλαδή ένα πρόγραμμα καθημερινών συνηθειών για (σχεδόν) τα πάντα: από το τι θα φορέσουμε, μέχρι τι θα φάμε, και εν γένει για οτιδήποτε ασήμαντο μας αποσπά από τη δουλειά μας.

Παράλληλα είναι ιδιαίτερα αποδοτικό αν ανταμοίβουμε τον εαυτό μας, με ένα μικρό έστω «δώρο» για την ολοκλήρωση της κάθε υποχρέωσης. Αν τα καθήκοντά της μέρας είναι πιο σύνθετα και πιο χρονοβόρα, το ιδανικό είναι να τα «σπάτε» σε κομμάτια ώστε να τα ολοκληρώνετε σταδιακά. Και βέβαια να συνεχίσετε να ανταμείβετε τον εαυτό σας κάθε φορά που ολοκληρώνετε κάποιο απ’ αυτά.

3. Ξεκάθαρη και σαφής επικοινωνία

Η εργασιακή επικοινωνία οφείλει να είναι στοχευμένη και συνοπτική. Και πάλι δεν πρέπει να προσπαθείτε να καλύπτετε τα πάντα. Για παράδειγμα, μη δέχεστε τηλεφωνήματα που δεν θα σας προσφέρουν κάτι ουσιαστικό ή θα σας καθυστερήσουν. Μην απαντάτε σε όλα τα email. Και, επιτέλους, σταματήστε να ανοίγετε το facebook μετά από κάθε ειδοποίηση που λαμβάνετε.

Περιορίστε επίσης τις πολλές και μακροσκελείς συναντήσεις. Οι ειδικοί επιμένουν ότι τα μίτινγκ, όσο σημαντικά κι αν είναι, δεν θα πρέπει να διαρκούν πάνω από 90 λεπτά. Είναι επίσης επιβεβλημένο να φεύγετε από τις συναντήσεις έχοντας καθορίσει σαφείς αρμοδιότητες και συγκεκριμένους, ει δυνατόν μετρήσιμους, στόχους.

Σύμφωνα με τους ερευνητές, δεν είναι διόλου τυχαίο ότι οι πιο έμπειροι (ηλικιωμένοι και ανώτερα στελέχη) σημειώνουν υψηλότερα ποσοστά από τους νεότερους συναδέλφους τους. Δεν είναι όμως αναγκαίο να περιμένουμε μέχρι τα εργασιακά γεράματα για να εργαστούμε παραγωγικά. Μπορούμε και νωρίτερα...